【社長コラム】システム改良を終えました。
公開日：2018年07月12日
上記マークのキントーンというソフトはご存知でしょうか。サイボウズ社が出しているクラウドソフトで、当社は3年前より使用し始めています。
不動産流通業は一つの取引に関連する方が多く、又表面上のそれぞれの利害が一致しない場合もある為、調整業務に時間がかかります。
この調整業務は空港でいうところのハブの役割（シンガポールのチャンギ、韓国の仁川、日本の羽田等）を思い出してもらえるとイメージが付きやすいと思います。
ハブの役割を当社も含め多くの不動産会社が人海戦術＋ＦＡＸ＋紙ベースで行っている中で、ここの生産性向上が課題だと5年位前より考えていました。
このシステムの良さを知ってから、紹介を頂いた取引先と協力して日々改良しており、今回大きな山場を超えたので文章に残してみたいと思います。
不動産流通業における営業マンの一日
北章宅建の坂本です。いつもホームページをご覧いただきありがとうございます。大雨が降り本州では大変な状況になっています。直接的な被害はもちろん、断水による水の不足が大きなダメージの要因になっているそうです。普通に生活していけることのありがたみと、いざという時の為の備えの大事さだと感じます。
今回は数年前より継続して行っているシステム改良の大きな山場を超えたのでコラムに書いてみようと思ます。
下記は当社のある不動産営業マンの一日です。
10：00～11：00 物件買取決済業務
13：30～15：00 不動産売却査定訪問
16：00～17：00 鍵の預かりに訪問
それ以外 書類を作成したり、電話したり、メールしたり、事務作業等
お客様と接する時間は上記全て入れても移動時間込で3時間半で、残りの時間はＰＣでの業務が殆どになります。営業と名が付きますが肝心の営業業務は全体の半分もありません。不動産営業の中では、以前のコラムにも記載しましたが、「トークや応酬話法」「その場限りのクロージング力」「やる気、やりきる感（大声を出す様な気合根性）」等が重要視されている事が多く、この作業時間の実態と教育にミスマッチが起きています。
本質的に不動産流通業で重要なのは調整業務、即ちハブ空港の役割です。このハブをいかに軽くして、営業マンの負担感を取り除きながら、お客様の接点を増やすかということが重要な課題のはずなのですが、上記の教育は全て調整業務とはかけ離れた内容となり、業務改善を放棄して全て人に原因を求めてしまっています。私はこの業界に新卒で入社してからずっとこの事を考えていましたが、個別性の強い不動産流通業で調整業務を軽くするという事の難しさを実務を行う中で十分理解してはいましたので、ずっと思い描きながらも取り組みは出来ていませんでした。
その様な時に偶々参加したリコージャパンの展示会でキントーンというクラウドシステムに出会ってから感銘を受け、少しずつ練習しながら使い始める様になりました。
キントーンが調整業務（ハブ空港）の交通整理を行ってくれています。
このシステムはワークフロー、チャット機能、データベース等を会社の状況に合わせて作成して行ける物で、業態、業種、課題に合わせて柔軟にシステムを作り替えられる「可変性」を気に入り導入しました。最初は電話受付簿から、現在では会議資料、物件管理、マスタデータもキントーンに置き換えています。
一部特殊なプログラムこそ外注しましたが、それ以外の殆どは私が一人で少しずつ作っていきました。
（文系の私でも作成していけるので、理系の方であればより作成できる難易度だと思います）
（基本はエクセル、紙で保管していたデータをキントーンに置き換えて一掃していくという考えで取り組んでいます）
最初は少し便利だなと思いながら、調整業務の圧縮に役立てば良いなと思っていましたが、会社から紙、エクセル保管データを無くしていく取り組みが少し進捗し始めると、情報の偏在が少しずつ無くなり始め、働き方が全社的に変わってきている実感を得られれる様になりました。取引先との報連相も全てキントーンに置き換えてから、コピー機の前に立つ事も無くなり、電話も必要最低限、過去のデータを探すのに紙の山から見つける必要もなくなり、出先で情報を確認してすぐ対応したり等、情報の所在に縛られることなく仕事を進められる様になりました。
以前は1店舗で1名の営業支援事務が必要だと考えていましたが、現在は2.5店舗に1名と割合が少なくなりながらも、以前より残業が減っています。2018年6月の残業時間は社員事務員3名で1時間以内でした。恐らくこの取り組みをより進めて行ければ5店舗で1名の社員事務員で十分な状況になるのではと考えています。
今回のシステム改良の要点（基本情報の整備）
不動産会社には衣食住の内の住を扱う特性上、非常に多くの情報が集まります。この情報が「営業マン個人の頭の中」「机の中」「特定領域の職種の頭の中」など共有化されていない事が多く、お客様は担当には覚えてもらっているが、同じ会社でも担当外は全くお客様を認知、理解していないという事が往々にしてあります。
この情報を全て一つにまとめて、情報連動で必要な仕事で再利用していく流れを構想してから1年かけて整えました。私は現場で働いていた経験があり、営業、現場の大変さや苦労も分かりますので、ハードランディングは行わず、基本はソフトランディングで情報環境の整備を行っています。（急に物事を変えると必ず混乱が起き、その中でトラブルが起きて迷惑をかけるという事もあります）
1年前から構想して、半年前に大枠を固め、3か月前から情報を並走させて、実際の運用時には大きな混乱が起きないようにするという流れで先日運用開始となりました。
このシステムの整備は、自社の生産性向上も目的としてはありますが、一番重要視しているのはお客様を全社で大事にしたいという思いとなります。担当営業だけでなく全社的にきちんとお客様の個別事情、抱えている課題、過去のお取引頂いた時の情報を末端のパートさんに至るまで全て意識して、会社として対応できる実力を持ちたいと考えています。
結果としてお客様はより身近な相談相手として認識して頂いて、気持ちよくお取引させて頂ける一つの基盤になるのではと思います。
何が重要で、何が重要でないのか、これからも本質を見極める努力を続けていきます。
営業という表面上の名前だけでイメージして課題解決を図るのでなく、自身がお客様だったらどう思うかという観点からシステムも、人も、会社としての考えも持てる物を残していきたいと思います。そして私一人が考えるのでなく、全員で考えられる能力を全員で身に着けていきたいとも思います。
社員が幸せであれば、お客様も幸せであり、地域社会も幸せである。誰かの犠牲の上に幸せがあるのでなく、誰かの幸せの上に、幸せがあるという良い循環でこれからも社業を行っていければと考えています。
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